Digital Product Forum

Wie kann man einen Pitch verlieren, um ihn doch noch zu gewinnen?

Mercedes-Benz

Manchmal muss man verlieren, um zu gewinnen. In dieser Case Story zeigen wir Ihnen, wie ein digitales Planungstool dabei helfen kann, die Organisation und Durchführung von Events zu digitalisieren und an die spezifischen Anforderungen des Kunden anzupassen.

Website  I  Produkt Forum  I  Typo 3  I  Planungstool  I  Programmierung

Digitale Unterstützung auf der Messe Stuttgart. Herbst 2019. Der erste Vortrag des diesjährigen EDM-CAE Forums der Daimler AG wurde gerade beendet. Alexander Frey beobachtet, wie die Menschenmengen aus der Türe strömen, hin zum Kaffeestand und zurück in die nächste Session. Während die Besucher:innen ihr Wissen zu sämtlichen Themen bezüglich der Fahrzeugherstellung vermehren, überwacht Alexander Frey, mit dem Laptop auf dem Schoß und samt Projektteam die Veranstaltung.
Wer hätte gedacht, dass eine knappe Niederlage trotzdem ein Gewinn sein kann und wir dieses spannende Projekt für Mercedes-Benz dann doch noch unterstützen dürfen.

Erfolgreiches Scheitern. Aber zurück zum Anfang. 2017 hatten wir bei einer Ausschreibung zu dem Gesamtprojekt EDM-CAE-Forum teilgenommen. Daimler wünschte sich eine Konzeption samt Design und Webauftritt. Mit rauchenden Köpfen arbeiteten wir unser Konzept auf, um es einzuschicken, die Daumen zu drücken – und den Pitch dann nicht zu gewinnen.

Die Enttäuschung war groß in Fellbach. Doch plötzlich meldete sich der süddeutsche Automobilhersteller bei uns und verkündete, dass wir trotz der Niederlage mit unserer Digitalkompetenz überzeugen konnten. Daraus folgte, dass der Auftrag aufgesplittet wurde. Statt für Design und Konzeption waren wir für die Website und der Erstellung eines Planungstools zuständig. Dieses Tool würde sich zu einem der komplexesten digitalen Tools entwickeln, die wir bisher umgesetzt haben – aber dazu später mehr.

In unserem kurzen Video zur Case Story erhalten Sie einen visuellen Eindruck davon, wie wir das Projekt realisiert haben. Film ab!

Agiles Projektmanagement. Das Ziel war es, das Forum und vor allem dessen interne Organisation zu digitalisieren und einen modernen, interaktiven Internetauftritt für die Besucher:innen zu schaffen. Zusätzlich sollte ein digitales Planungstool entwickelt werden, welches den kompletten zweijährigen Planungsprozess für das Forum abdeckte.

Gemeinsam mit der langjährigen Eventagentur von Daimler tauschten wir uns aus, um die Hintergründe und die komplexen Vorgänge zu verstehen.
Von den wichtigsten Schritten der Organisation über Ausstellende, Vortragende und Besucher:innen. Auf dieser Basis konnten wir eine umfangreiche Konzeption zum Planungstool entwickeln, welches die Website für die Besucher:innen mit Daten belieferte und ein Frontend für die Dateneingabe der Ausstellenden bot. Insgesamt arbeiteten wir über ein Jahr an der digitalen Konzeption, bis das Tool schließlich in die Programmierung gehen konnte. Durch regelmäßige Absprachen und Tests wurde bis zum Forum 2019 kontinuierlich an dem Planungstool gearbeitet und optimiert.

Vom Backend zum Frontend zu den Besucher:innen. Alexander Frey setzte sich vor den Rechner, um das digitale Planungstool auf Basis von Typo3 umzusetzen. Neben dem Backend für das Projektteam von Daimler bzw. der neu gegründeten Mercedes-Benz Group und der Eventagentur musste auch ein Frontend für die über das Planungstool gemanagten Ausstellenden zur Dateneingabe erstellt werden. Die dort eingegebenen Daten wurden ebenfalls über das Tool verarbeitet und schließlich für die Besucher:innen freigegeben.

Bei all diesen unterschiedlichen Datentypen, die alle zusammenhingen, verschiedene Prozessschritte durchliefen und von verschiedenen Personen bearbeitet wurden, konnte man schnell den Überblick verlieren. Um dem entgegenzuwirken, war eine akribische Projektplanung und eine genau auf dieses Projekt zugeschnittene Entwicklung entscheidend. An dieser Stelle kam die stringente Konzeption unterstützend hinzu.

Programmierter „Rattenschwanz“. Trotzdem verhinderte unsere intensive Planung nicht das Unvorhergesehene. Im Laufe des Projekts kamen immer weitere kleine Dinge zu der Programmierung hinzu. Vom Management des Anmelde- und Registrierungsprozesses der Besucher:innen über ein mit dem Besucher-Account verknüpftes QR-Code-Ticket bis hin zur Anmeldung direkt vor Ort und den digitalen Anzeigetafeln.

Nach und nach entwickelte das Planungstool einen „Rattenschwanz“, der ebenfalls programmiert werden wollte und entsprechend Zeit in Anspruch nahm. Doch auch wenn der entstehende Zeitdruck zu längeren Arbeitstagen führte, gelang es uns, sämtliche Anforderungen zeitgerecht vor dem Beginn des Forums zu erfüllen und die gewünschten Funktionen zu integrieren.

Ausblick in die Zukunft. Das Event ist vorbei, Alexander Frey fährt den Laptop herunter. Erleichterung breitet sich in ihm aus. Alles hat funktioniert – von der Anmeldung über die digitalen Anzeigetafeln bis zur Datenspeicherung im Backend. Trotz des Stresses der letzten Wochen und Tage war das Event ein voller Erfolg. Zurück in unserer Basis in Fellbach wird der Laptop aufgeklappt, das Planungstool geöffnet und ein großer Schluck Tee getrunken. Denn nach dem Digital Product Forum ist vor dem nächsten. Zwei Jahre Zeit für die Modernisierung und Verbesserung der Website und dem Backend. Na, dann mal los!

An dieser Stelle ein großes Dankeschön an Mercedes-Benz für die Chance und das Vertrauen in uns und unsere Arbeit. Es war ein wilder Ritt, und wir freuen uns schon darauf, gemeinsam das nächste Digital Product Forum mit weiteren Webanwendungen und optimiertem Planungstool umzusetzen.

Wenn Sie mehr zu diesem Case erfahren möchten, fragen Sie Alexander Frey oder Michael Mayer von W52.

Autorin: Marissa Krolo,
W52 MarketingKommunikation GmbH