Corona-Krisenkommunikation in Print und Digital

Start ins Home-Office. Februar 2020. Christian Grupp betrachtet sein Arbeitszimmer, das er pandemiebedingt kurzerhand zum Home-Office umgebaut hat. Der Raum ist mit der provisorischen Workstation kaum wiederzuerkennen. Die PC-Monitore, die er aus dem inzwischen verlassenen Bürogebäude von W52 mitgenommen hat, lassen den neuen Arbeitsplatz so unwahrscheinlich wirken wie die ganze Pandemie. Dass sie aber durchaus real ist, demonstriert das klingelnde Mobiltelefon in der Hand – eine Rufumleitung vom verwaisten Büro direkt ins Home-Office.

Nichts ahnend nimmt Christian Grupp den Anruf entgegen, ohne zu wissen, dass der damit verbundene Auftrag unser komplettes Team die nächsten drei Monate in Trab hält.

„Wir brauchen dringend Unterstützung von euch, am besten schon gestern.“ So ähnlich klang der Anruf der Kommunikationsabteilung unseres langjährigen Kunden Daimler AG. Genau wie unsere anderen Kunden und auch das W52 Team zog sich der süddeutsche Automobilhersteller Anfang 2020 ins Home-Office zurück und musste sich wie alle anderen Unternehmen mit der neuen Situation arrangieren. Schnell stand fest: Nicht alle Mitarbeiter:innen des Konzerns konnten ins Home-Office und die Kolleg:innen in der Produktion mussten schnellstmöglich informiert werden, wie sie sich verhalten und schützen können.

Solche Regeln müssen kommuniziert werden, und gerade bei großen Konzernen werden unterschiedliche Strategien für die internationale Kommunikation benötigt, damit auch alle Mitarbeiter:innen erreicht werden. Das bedeutet: Eine weltweite Corona-Kampagne musste entwickelt und ausgespielt werden, und zwar so schnell wie möglich.

Aus vergangenen Krisenkampagnen kannte man W52 als schnell und zuverlässig arbeitenden Partner und bat Christian Grupp, in die Expertenrunde einzusteigen. Diese Task Force bestand aus Kommunikations- und Abteilungsexpert:innen aus Produktion und Entwicklung sowie Vertretern des internen Gesundheitsteams.

Anweisungen live und just-in-time. Mit dem Expertenteam wurden verschiedene Strategien zur Kommunikation der einzelnen Standorte diskutiert und festgelegt. Schnell war klar: Die Werker:innen in den weltweiten Standorten konnten nur schwer über das Social Intranet erreicht werden, also musste die Kampagne zweispurig und zweisprachig gefahren werden. Print und digitale Medien, auf Deutsch und Englisch.

Während die verschiedenen Medien in täglich mehrfach stattfindenden Telefonkonferenzen diskutiert und festgelegt wurden, gab Christian Grupp alle neuen Informationen direkt ans W52-Team weiter. So konnten unsere Designer:innen mit den verschiedenen Layouts im Daimler und Mercedes-Benz Design starten. Das Virus machte keine Pause – daher saß uns die Zeit im Nacken und wir mussten just-in-time liefern.

Wellensysteme für eine flexible Krisenkommunikation. Um mit der täglichen Flut an neuen Erkenntnissen und Regelungen zur Bekämpfung der Pandemie mitzuhalten, wurde für die Kampagne ein Wellensystem entwickelt.

Die erste Welle umfasste das Layout und die Entwicklung von Icons. Außerdem musste geklärt werden, an welchen Orten die Plakate, Flyer und Tischaufsteller platziert werden sollten und welche Themenbereiche relevant waren. Vom Wasserspender über Sanitäreinrichtungen bis hin zu Türbereichen und Leihfahrzeugen war alles dabei. Die erstellten Key Visuals zeigten, um welches Corona-Thema es ging, und die Texte mit den Regelungen mussten von allen Zielgruppen schnell und einfach zu erfassen sein. Das bedeutete für uns, eine leichte und verständliche Sprache zu wählen und Schlüsselbegriffe farblich hervorzuheben.
Um die neuen Regeln noch besser verständlich zu machen, entwickelten wir ein rot-grünes Farbsystem, um richtiges und falsches Verhalten zu kennzeichnen.

In der zweiten Welle beschäftigten wir uns mit den unterschiedlichen Formaten und Sprachen. Bei den Printmedien einigte man sich auf 20 verschiedenen Plakatvarianten auf Deutsch und Englisch. Dazu kamen jeweils fünf verschiedene Formate sowie jeweils zwei Druckvarianten für den Offset-Druck in großen Auflagen oder für den direkten Ausdruck im Büro. Zusätzlich wurden alle Varianten animiert, um mit den Vorlagen das Intranet sowie Screensaver und Monitore in Kantinen und Pausenräumen zu bespielen.

Die dritte Welle wurde angesichts der sich ändernden Regelungen ins Leben gerufen. Neue wissenschaftliche Erkenntnisse und Vorgaben aus der Politik wie beispielsweise die Maskenpflicht am Arbeitsplatz mussten von uns ebenfalls schnell aufgegriffen und in den passenden Print- und Digitalmedien umgesetzt werden. In dieser Zeit hieß es flexibel bleiben und immer damit rechnen, kurzfristige Änderungen und Anpassungen vorzunehmen. Die Tage hatten plötzlich gefühlt fünfundzwanzig Stunden.

Downloadplattform. Ähnlich wie bei der Fair-Play-Kampagne vor einigen Jahren entwickelten wir über das Intranet eine Plattform, auf der sich jeder Standort weltweit die für ihn relevanten Druckdaten herunterladen konnte. Dadurch konnten wir die Kampagne in kürzester Zeit global ausspielen.

Es ist geschafft! Drei Monate später gehören ausgiebige Telefonkonferenzen der Vergangenheit an und der Berg des Krisenmanagement war beinahe bestiegen. Wir haben der Daimler AG unsere offenen Daten und PDF-Formulare der Corona-Kampagne zur Verfügung gestellt, damit sie zukünftige Änderungen und Ergänzungen eigenständig umsetzen können. Natürlich unterstützen wir unseren Kunden weiterhin, wann immer wir gebraucht werden.

So auch heute bezüglich der internen Impfaktion. Bevor es jedoch in dieses virtuelle Meeting am späten Abend geht, schnappt Christian Grupp, der die letzten Monate für W52 an vorderster Front war, etwas frische Luft. Ein abendlicher Spaziergang, um etwas Zeit mit der Familie weg vom Bildschirm zu verbringen. Im Wald werden die kreativen Zellen aufgeladen, um dann mit voller Energie unseren Kunden optimal unterstützen zu können.

Danksagung. Zu guter Letzt möchten wir von W52 uns herzlich bei unseren langjährigen Kunden – mittlerweile Mercedes-Benz und Daimler Truck – damals noch die Daimler AG – bedanken. Für das uns entgegengebrachte Vertrauen und den Willen, gemeinsam diese Herausforderungen zu meistern. Wir sind auf den nächsten Berg gespannt, den es zu bezwingen gilt und unterstützen in der Zwischenzeit, wo auch immer wir gebraucht werden.

Wenn Sie mehr zu diesem Case erfahren möchten, fragen Sie Christian Grupp von W52.