HYBRID EVENT

PROGRAMMIERUNG EINER PLATTFORM FÜR HYBRID EVENTS IN TYPO3

W52 MARKETINGKOMMUNIKATION GMBH

In Zeiten von Corona werden immer mehr Events virtuell durchgeführt. Mit dieser Case Story stellen wir Ihnen die Entwicklung unseres Tools für Hybrid-Events vor, das für ein Hosting und Livestreaming mit bis zu 10.000 Teilnehmer:innen programmiert wurde.

TYPO3  I  PROGRAMMIERUNG  I  PLATTFORM  I  EVENTS

Corona setzt Ideen frei. Es war im Frühjahr 2020, Corona war äußerst erfolgreich gestartet, als  Alexander Frey, Christian Grupp und ich über eine Frage brüteten. Würde es uns gelingen, eine Plattform zu programmieren, mit der unsere Kunden ihre Zielgruppen auch in diesen Zeiten mit einem virenfreien Format erreichen können? Uns war klar: Wir mussten nicht nur schnell sein, sondern auch unsere Kunden von unserem neuen Produkt überzeugen.

Die Köpfe rauchten remote im Homeoffice, doch nach drei Tagen stand das Konzept für ein virtuelles Eventtool und Alexander Frey startete mit der Programmierung.

Kann man in diesen Zeiten auch Glück haben? Ja, denn ein OEM im Nutzfahrzeugbereich benötigte zusammen mit einer anderen Agentur genau unser Produkt.

Was für ein Glück! Der Kunde für „Hybrid Event“ war gefunden. Für Anfang September 2020 war der Event geplant. Der Großteil der Projektpartner arbeitete ebenfalls im Homeoffice, was einen erheblichen virtuellen Abstimmungsaufwand der Projektpartner bedeutete. Design, Programmierung, Livestreaming, Hosting und all die anderen Dinge waren unter den sprichwörtlichen Hut zu bringen. Der Kunde rechnete mit bis zu 10.000 Teilnehmenden online sowie 60 Fachjournalist:innen vor Ort.

So triviale Dinge wie Hosting werden zum Problem. Unsere Aufgabe bestand auch darin, nicht nur einen virtuellen Zwilling des Live-Events zu programmieren, sondern auch für eine hochperformante Live-Session zu sorgen. Sie können sich vorstellen, dass bei dieser hohen Zahl an Parallelzugriffen auf den Live-Content die Hostingserver schnell in die Knie gehen können. Alexander Frey kontaktierte daher Hostinganbieter, die durch Clustering von fünf ohnehin schon sehr performanten Servern eine außergewöhnliche Performance anbieten konnten. Doch garantieren wollte uns das niemand. Somit waren wir gezwungen, mit Hilfe von Lasttests noch während der Entwicklungsphase die Performance zu prüfen und für den Event sicherzustellen.

Die Nerven lagen blank. Aber durch das unermüdliche tagelange Testen und Optimieren von Programmierung und Hosting legten wir die Basis für diesen erfolgreichen Event.

Der Event rollt und überzeugt.

So ging das hybride Projekt pünktlich an den Start. Mit Live-Keynotes, Fragen im Chat, digitalen Workshops und Masterclasses sowie Produktvorstellungen von Experten war es auch contentseitig ein überzeugendes digitales Angebot – insbesondere auch für die Online-Teilnehmer.

Der Event war beendet, der langersehnte Feierabend endlich da. Yeah!

Der Traum vom Feierabend ist schnell ausgeträumt. Pustekuchen! Mit dem Ende des Events war die Arbeit noch lange nicht vorbei. Der angefallene Content musste redigiert werden und auf der Plattform im On-Demand-Bereich abrufbar sein. Teilweise konnte der vorproduzierte Content schon auf der Plattform hinterlegt und bereits direkt nach dem Event für die User freigeschaltet werden. Dadurch verfügten vor allem die Pressevertreter unmittelbar nach der Veranstaltung über alle relevanten Inhalte. Nur wenige Stunden später wurde auch der bearbeitete Videocontent auf die Plattform gestellt. In den Tagen danach stand die Auswertung auf dem Plan, um für die nächsten Events zu lernen und noch besser werden zu können.

Nun folgten noch detaillierte Auswertungen, um für den nächsten Event gut vorbereitet zu sein.

Die Prämissen digital und automatisiert werden voll erfüllt. Der Vorteil unserer Plattform ist unter anderem die Rundum-Versorgung für die Teilnehmer. Mit der Anmeldung über einen Login bekommen die Teilnehmer die Möglichkeit, z.B. Kalendereinträge oder Infos zum Event zu erhalten und sich – serverseitig gesteuert – durch das Live-Programm führen zu lassen. Das bedeutet: Die gesamte User Journey – von der Pre-Eventphase und Introphase über die Keynotes und Workshops bis hin zum On-Demand-Content nach dem Live-Event – wurde zentral gesteuert. Einzige Ausnahme waren einzelne Bereiche, in denen zur Auswahl der Workshops eine Interaktion mit den Teilnehmern erforderlich war.

Die Interaktion der Teilnehmer:innen mit den Speakern schafft Mehrwert. Im Vorfeld stellte sich die Frage, ob es auch die Möglichkeit zur Interaktion mit den Speakern geben sollte. Wir recherchierten hierzu geeignete Tools und integrierten diese in unsere Plattform, damit die Teilnehmer:innen interaktiv Fragen zu den Themen stellen konnten. Diese Funktion stieß bei den Teilnehmer:innen auf positive Resonanz und wurde rege genutzt.

Aber warum Typo3? Das hätte man doch auch anders programmieren können! Ja, hätte man vielleicht. Aber für Typo3 spricht neben dem hohen Datenschutz, dass es flexibel erweiterbar ist und für die Kunden als das beste Content Management System einfach in der Selbstpflege ist. Eine solch komplexe Aufgabenstellung in semiprofessionellen Content Management Systemen realisieren zu wollen, ist ein nahezu aussichtsloses Unterfangen. Denn hier trennt sich schnell die Spreu vom Weizen.

Die Zukunft heißt „Hybrid Event“. Wie geht es nun weiter? Da Corona uns wohl vorerst erhalten bleiben und sich auch unser Verhalten im Hinblick auf Liveveranstaltungen mit mehreren Tausend Besucher:innen verändern wird, hat die hybride Veranstaltung eine große Zukunft. Global wird easy, Design wird vielfältiger und digitaler, Augmented Reality sorgt für begeisternde Erlebnisse, Live-Streaming erweitert das Publikum, Infotainment vermittelt Inhalte schwerelos.

Somit ist unsere Plattform ideal für Produktpremieren mit Keynotes, Workshops, Expertentalks und Roundtables – immer und überall.

Klingt gut. Aber geht es auch eine Nummer kleiner? Wenn Sie sich jetzt sagen, ja, das wäre etwas für mich, aber geht es vielleicht auch eine Nummer kleiner und nicht hybrid?

Natürlich! Wir finalisieren gerade einen weiteren digitalen Event Hub, sozusagen den kleinen Bruder der hybriden Plattform. Der rockt und rollt bereits und hat auch schon seine eigene Case Story.

Wenn Sie mehr zum Hybridevent erfahren möchten, fragen Sie einfach Alexander Frey. Er kann Ihnen aus der Herzkammer digitaler und hybrider Events berichten.

Autor: Michael Mayer, 
W52 MarketingKommunikation GmbH