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DOCOL AUTOMOTIVE STEEL

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Bei der Unterstützung eines technischen Seminars für den schwedischen Stahlhersteller SSAB gab es bereits lange vor dem Event viel zu tun – vom Location Scouting über das Einholen von Angeboten für Raum, Technik und Catering bis hin zur Erstellung der Printmedien wie Einladung, Seminarunterlagen und Rollups.

SEMINAR  I  EVENTMANAGEMENT  I  PROJEKTMANAGEMENT  I  SSAB

Ein außergewöhnliches Event für einen außergewöhnlichen Stahl. Wir haben im Büro in Fellbach nicht schlecht gestaunt, als Marita Hane, Brand Manager Docol Automotive Steel, auf uns zukam und uns bat, sie bei der Umsetzung eines technischen Seminars für die Automobilindustrie zu unterstützen. Das Ziel dabei: die Eigenschaften des extra- und ultrahochfesten Stahls und seine Vorteile für OEMs und Zulieferer vorzustellen und die Marke in Deutschland zu stärken.

Eine neue Herausforderung von unserem langjährigen Kunden SSAB? Da haben wir nicht lange überlegt und zugesagt. Voller Tatendrang haben wir unser ganzes Know-how, das wir schon durch andere Aufträge wie Eventunterstützung und Messebetreuungen hatten, gebündelt und uns mit Vorfreude wieder in die Welt des Eventmanagement gewagt.

Projekt- und Eventmanagement aus einer Hand. Schnell wurde uns klar: Die Planung eines Events ist komplex und es gibt viel zu beachten. Das fing an mit dem Location Scouting, ging weiter mit dem Erfassen und Einladen der Teilnehmer, der Gestaltung der benötigten Digital- und Printmedien, der Buchung von Seminarsälen, Technik und Catering und endete bei der Betreuung des Seminars.

Schnell stellten wir fest, dass wir uns mit vielen Abläufen vertraut machen und auf flexible und kurzfristige Lösungen setzten mussten, damit dieses Seminar ein Erfolg werden würde. Wir hatten den Anspruch an uns selbst, auch für das Docol Automobilseminar genau das Sorglospaket zu liefern, das SSAB schon seit über einem Jahrzehnt aus der Zusammenarbeit mit anderen Marken wie GreenCoat und Hardox von uns kennt. Das oberste Ziel war es, dass sich Marita Hane und die Referenten des Seminars auf uns verlassen und sich voll auf ihre Arbeit konzentrieren konnten. Um das zu erreichen, bedurfte es einer guten Vorabplanung, in die wir uns voller Vorfreude stürzten.

Von Safe-the-date-Karten bis zum Location Scouting. Zunächst haben wir auf Basis der Kontakte aus bisherigen Messen und Seminaren eine Liste für die Einladungen erstellt. Um den Teilnehmern eine zeitliche und räumliche Alternative zu bieten, waren von Anfang an zwei Seminare geplant. Aufgrund der Liste gingen wir von je etwa 80-100 Teilnehmer:innen pro Seminar aus.

Nun konnte das Location Scouting beginnen, die Fahndung nach dem idealen Seminarort. Also weg vom Schreibtisch und rein ins Eventmanagement! Nach Besichtigung verschiedener Semninarhotels und Abhaken detaillierter Checklisten fiel die Wahl in Absprache mit Marita Hane auf Hotels in Frankfurt und Leipzig, in denen alle Rahmenbedingungen wie Licht, Atmosphäre und Ausstattung passten. Jetzt konnten wir die benötigten Seminarräume samt Technik und Catering sowie die Hotelzimmer der Referenten buchen.

In unserem kurzen Video zur Case Story erhalten Sie einen visuellen Eindruck davon, wie wir das Projekt realisiert haben. Film ab!

Zurück am Schreibtisch starteten wir etwa 8 Wochen vor dem Event mit dem Gestalten und Versenden der Save-the-date-Karten. Dabei blieben wir dem Stil des Corporate Design treu. Zu den Save-the-date-Karten kamen passende Einladungen, Seminarunterlagen sowie Banner, Roll-ups und Namensschilder der Teilnehmer hinzu. Der Termin des Seminars rückte immer näher. Was wir vorab erledigen konnten, hatten wir erledigt. Nur ein Highlight des Seminars galt es jetzt noch vorzubereiten ...

Das gewisse Etwas – Docol Seminar trifft auf Docol Ausstellung. Stahl ist ein vielseitiger Werkstoff. Und nichts überzeugt Ingenieur:innen mehr als ein fertiges Produkt. Warum also nicht den Docol Stahl in Form von Applikationen greifbar machen? Das dachte man sich bei SSAB, als man uns das Sahnehäubchen auf dem Kuchen der flexiblen Eventplanung präsentierte. Verschiedene, aus extra- und ultrahochfestem Docol Stahl gefertigte Exponate kamen direkt aus Schweden zu uns.

Wir staunten nicht schlecht, als die Spedition die verschiedenen Exponate in unseren Hof lieferten. Mit ihren teilweise zwei Metern Spannbreite und dem sperrigen Holz war es nicht einfach, die verschiedenen Stoßfänger, B-Säulen und weiteren Bauteile in unseren Transporter zu laden und zusammen mit dem anderen Material zum Veranstaltungsort zu fahren.

Letzten Endes funktionierte alles nach Plan und die kleine Docol Ausstellung wurde ein voller Erfolg. Die Seminarteilnehmer:innen konnten in den Pausen die Docol Applikationen begutachten und mit den SSAB Experten über die vielen Anwendungsmöglichkeiten sprechen. Technische Fachgespräche als Eintrittskarte in die Stahlwelt unseres Kunden.

Der große Tag. Was im Vorfeld komplex begann, war genau das, was am Ende umso erfüllender war. Der Ablauf und die Betreuung des Seminars lief wie am Schnürle. Die von uns gestalteten Docol Flaggen empfingen unsere Seminarteilnehmer:innen gebührend, sobald sie vor dem Hotel standen, gefolgt von uns im Foyer. Bei der Registrierung am Eingang zum Seminarsaal wurden Namenschilder und Seminarunterlagen ausgehändigt und auch die ersten Tassen Kaffee und Snacks standen zur Stärkung bereit.

Während des Events traten wir in den Hintergrund und hofften nach unserem ausführlichen Technik-Check am Vorabend auf keine technischen Probleme – und der Technikgott erhörte uns! Die von uns aufbereiteten PowerPoint-Präsentationen liefen reibungslos auf den Laptops der Referenten und auch die Mikrofone, Headsets und Beamer erledigten ohne Murren ihre Dienste. Am Ende des ganztägigen Seminars mit verschiedenen Fachvorträgen verabschiedeten wir die Teilnehmer:innen mit von uns zusammengestellten Goodie-Bags bestehend aus Give-Aways und Produktbroschüren. Erst nachdem die letzten Besucher:innen gegangen waren, konnten wir tief durchatmen, abbauen und gemeinsam mit den Referent:innen auf den erfolgreichen Seminarverlauf anstoßen.

An dieser Stelle möchten wir uns bei SSAB und besonders bei Marita Hane für ihr Vertrauen in uns bedanken. Ein ganzes Seminar zu planen war auch für uns eine spannende Herausforderung und dank unserer guten Zusammenarbeit konnten wir wachsen und neue Erfahrungen sammeln.

Wenn Sie mehr zu diesem Case erfahren möchten, fragen Sie Torsten Krabbe oder Christian Grupp von W52 oder Marita Hane von SSAB Docol.

Autor: Torsten Krabbe,
W52 MarketingKommunikation GmbH